Реферат: Организационно-технологическая модель принятия решения

Государственный университет управления

Институт заочного обучения

Специальность – менеджмент

Контрольное задание

по дисциплине: «Информатика»

на тему: «Организационно-технологическая модель принятия решения»

зачет

Выполнил студент 1-го курса

Группа № УП4-1-98/2

Студенческий билет №

Москва, 1999 г.

Цикл деловой активности по решению проблемы грязных улиц

1. Обнаружена проблема: очень грязные улицы г.Москвы

1.1. Наблюдение городской системы, в которой обнаружена проблема: система – улицы города Москвы, городские свалки; наблюдение проблемы – грязь на улицах города, портит внешний вид города, создает неудобства москвичам и гостям столицы, свалки являются местами скопления грызунов – разносчиков инфекций.

1.2. Проведено статистическое наблюдение и выяснено, что: происходит ежегодное увеличение загрязнения улиц города особенно в весенне-осенний и зимний периоды, наряду с увеличением объемов и количества свалок.

1.3. Причинами ежегодного увеличения загрязнения являются: увеличение транспортного потока на улицах города, увеличение количества торговых точек, рост населения города, износ парка уборочной техники города, неэффективная работа станций переработки мусора.

1.4. Была установлена некоторая связь между возникшими проблемами. Так, переполненные мусорные контейнеры становятся эпицентром мусорных куч, снег и лужи в местах массового прохода людей и проезда транспорта превращаются в грязное месиво, загрязняющее большую территорию, вовремя не переработанный мусор способствует росту свалок, портящих экологию и внешний вид города.

1.5. Область, охваченная проблемой: тротуары и проезжие части улиц города, дворы, остановки городского пассажирского транспорта, вокзалы, рынки, территория перед торговыми точками, территории отведенные под свалки мусора. Эту проблему, в основном, решают, увеличивая штат дворников, обновляя парк уборочной техники, увеличивая территорию свалок города. Но несмотря на ежегодное увеличение дотаций в эту отрасль, такой способ становиться все менее эффективнее из-за увеличения объема мусора.

2. Проблема грязных улиц, в Москве, охватывает все больше улиц города, грязь на улицах все больше бросается в глаза, мешает спокойному движению, население и сам город кажутся неопрятными, в городе возросло количество грызунов, являющихся разносчиками инфекций.

2.1. На данном этапе проблема грязных улиц подошла к своей критической точке. Это результат несостоятельности прежних методов решения проблемы.

2.2. Прогноз на будущее носит пессимистический характер. При дальнейшем увеличении населения, город превратиться в огромную мусорную кучу.

2.3. Безусловно, что если проблема не будет решена, масштабы потерь и убытков будут возрастать по мере усугубления данной проблемы. Например, мусорные кучи являются местами скопления грызунов, которые являются разносчиками различных инфекций, следовательно, грязь на улицах города может сказаться на здоровье граждан, что в свою очередь отразиться на их работоспособности, грязь на проезжих частях улиц может стать причиной крупных дорожно-транспортных происшествий.

2.4. Выяснено, что проблема грязных улиц будет усугубляться и охватывать новые области при ее не решении на данном этапе развития, т.к. проблема грязных улиц может перерасти в проблему эпидемий различных видов заболеваний.

2.5. Для решения данной проблемы необходимо назначить ответственное лицо, например, Руководителя Департамента Городского Хозяйства Москвы.

3. Целью для решения проблемы грязных улиц города является:

– открытие новых и модернизация существующих станций переработки мусора;

– приведение в надлежащий вид городских свалок и установление контроля за свозимым на них мусором;

– приведение в надлежащий вид асфальтового покрытия проезжих частей и тротуаров улиц;

– приведение в надлежащий вид газонов и дворов (с повсеместной установкой бордюрного камня);

– установка дополнительных урн и контейнеров и организация их своевременного вывоза;

– обновление и модернизация парка уборочной техники города;

– организация и проведение регулярных работ по уборке улиц.

3.A.1. Проведена оценка ресурсов и сроков, которые могут быть представлены на решение проблемы грязных улиц в Москве. Решение данной проблемы возможно только при полном финансировании Мэрией города всех работ. При этом если целевые средства будут поступать в полном объеме и в срок, то полное решение проблемы грязных улиц займет не менее полутора лет: первые полгода – ремонтно-восстановительные работы; год (четыре сезона) – проверка и отладка взаимодействия служб города по уборке улиц.

3.Б.1. Для решения проблемы грязных улиц, в первую очередь необходимо решить вопрос о переоборудовании и создании новых станций по переработке мусора – это снимет проблему с переработкой потоков нового мусора и уменьшит количество и размеры городских свалок; одновременно произвести ремонт асфальтового покрытия с восстановлением бордюрного камня и модернизацию парка уборочной техники города, что увеличит эффективность уборочных работ. Это не решит полностью проблему грязных улиц, но только после этого можно приступать к решению других «звеньев проблемной цепочки» для полной ликвидации данной проблемы.

3.2. Составляется проблемная записка, в которой производится обоснование необходимости решения проблемы, например, как на рис.1.

3.3. Департамент Городского Хозяйства рассмотренную проблемную записку направил в канцелярию, где ей присвоили регистрационный номер 7007.

Образец возможной проблемной записки

Рисунок 1.

4. Детальное исследование проблемы, выбор принципа решения проблемы грязных улиц города.

4.А.1. Увеличение объемов перерабатываемого мусора на 20% и уменьшение объемов городских свалок хотя бы на 10%, ремонт асфальтового покрытия и бордюрного камня на 25% улиц города, обновление парка уборочной техники на 15% можно считать существенным шагом к решению проблемы грязных улиц.

4.Б.1. Существуют некоторые ограничения в ходе решения этой проблемы. Это ограниченность масштаба и времени действий, направленных на решение проблемы. Так погодные условия снижают качество и темпы проводимых ремонтно-восстановительных работ, одновременно увеличивая стоимость работ, например, при строительстве новых или ремонта старых станций переработки или при ремонте асфальтового покрытия в зимнее время, некоторые материалы требуют дополнительного разогрева. Днем из-за густого автомобильного и пешеходного потоков возникают затруднения при ремонте, например асфальтового покрытия тротуаров и проезжих частей улиц.

4.В.1. Опыт городов-мегаполисов зарубежных стран показывает, что применение современной уборочной, перерабатывающей техники, в сочетании с качественным асфальтовым покрытием улиц и тротуаров, применение современных экологически чистых химических соединений для борьбы с гололедом в зимний период, улучшает экологию города и обеспечивает решение проблемы грязных улиц на 80%.

4.2. Возможными и допустимыми методами воздействия на проблемную ситуацию являются:

а) открытие новых и модернизация существующих станций переработки мусора;

б) приведение в надлежащий вид городских свалок и установление контроля за свозимым на них мусором;

в) приведение в надлежащий вид асфальтового покрытия на проезжих частях и тротуарах улиц, восстановление газонов и дворов (с повсеместной установкой бордюрного камня);

г) установка дополнительных урн и контейнеров и организация их своевременного вывоза;

д) обновление и модернизация парка уборочной техники города (использование лучших мировых образцов уборочной техники);

е) применение современных безопасных химических реагентов в зимний период;

ж) увеличение штата сотрудников городских служб, отвечающих за чистоту в городе;

з) ввод сдельной оплаты труда, для повышения заинтересованности работающего в результате.

4.3. Наиболее приемлемыми методами для решения проблемы грязных улиц являются методы а)–е), т.к. они тесно связаны между собой и в комплексе уже широко применяются во многих мегаполисах ряда зарубежных стран.

4.4. Опыт других стран показывает, что не существует единого принципа в решении этой проблемы, существует большое количество методов, применяемых в конкретной стране, в конкретном городе. К рассмотрению предлагается два метода решения проблемы грязных улиц в г.Москве.

Первый.

а) установить жесткие расценки на выполненные работы и применять технику и материалы, производимые только предприятиями города, обеспечить их муниципальными заказами, используя только средства городского бюджета;

б) исполнение заказов города поручать только некоммерческим муниципальным структурам или предприятиям, контрольный пакет акции которых, принадлежит Мэрии города, контроль за исполнением осуществлять централизованно – Мэрией города;

в) т.к. Москва является крупным бизнес-центром и официальной столицей Российской Федерации, то, возможно, ожидать поступления дополнительных средств из Федерального бюджета, а также помощь со стороны мировых производителей уборочной техники, которые смогут безвозмездно предоставить образцы своей продукции в рекламных целях;

г) для привлечения мировых производителей, желающих предоставить образцы своей техники, необходимо создать им льготные условия, для этого на Федеральном уровне понизить им пошлины на ввозимую продукцию, а на муниципальном – снизить, для их московских представительств, налоги в городской бюджет;

д) применение данной системы, помимо решения проблемы грязных улиц, обеспечит подъем производства некоторых городских предприятий, обеспечит приток иностранных производителей на российский рынок.

Второй.

а) установить свободные цены на выполненные работы, отбирая предприятия, предлагающие свои услуги, на конкурсной основе, учитывая гарантийное обслуживание выполненных работ, но, при одинаковых условиях, отдавая предпочтение московским предприятиям и производственным объединениям, как давно существующим, так и недавно созданным, финансирование работ осуществлять из городского бюджета с привлечением капитала коммерческих структур;

б) распределять городские заказы на выполнение работ поручить префектурам округов города между предприятиями данного округа, каждое предприятие округа обязать осуществлять контроль и уборку территории данного предприятия и территории прилежащей к предприятию, непосредственный контроль за исполнением работ также поручить префектурам округов, которые обязаны отчитываться перед Мэрией города за ход выполнения работ;

в) возможную помощь со стороны мировых производителей, помощь Федерального центра, все возможные внебюджетные средства и поступления направлять по целевому назначению на решение проблемы грязных улиц города;

г) всем коммерческим предприятиям, оказывающим помощь или принимающим непосредственное участие в решении данной проблемы, установить льготное налогообложение и оказывать всяческое содействие на муниципальном уровне;

д) применение данной системы, помимо непосредственного решения проблемы грязных улиц, обеспечит подъем объемов производства многих городских предприятий, создаст новые рабочие места, обеспечит приток иностранных производителей на московский рынок, снизит нагрузку на бюджет города.

Из предложенных методов наиболее приемлемым является второй метод, т.к. помимо непосредственного решения проблемы он частично решает проблему безработицы в городе и, в отличие от первого метода, оказывает меньше нагрузку на бюджет города.

4.5. Решая проблему грязных улиц в городе, необходимо наиболее активно привлекать коммерческие структуры к осуществлению проекта, например, если разрешить коммерческим станциям переработки мусора самостоятельно реализовывать продукты переработки, то возможно их обязать самостоятельно вывозить мусор с определенной территории, а в некоторых случаях и производить уборку данной территории, в таком случае предприятие должно получать некоторые дотации из муниципального бюджета; строительные организации и организации, проводящие ремонтные работы, обязать самостоятельно вывозить мусор и следить за чистотой прилежащей к строительной площадке территории; организациям занимающимся ремонтом асфальтовых покрытий, газонов и дворов, снизить некоторые муниципальные налоги на суммы проводимых работ. Указания по выполнению и координацию хода выполнения работ каждое предприятие должно получать непосредственно от префектур округов города, которые сами и должны выбирать предприятия-исполнителей на конкурсной основе. При неисполнении или ненадлежащем исполнении своих обязательств каким-либо предприятием, установить суммы штрафов или механизм отзыва лицензии на проведение работ данным предприятием. При поддержке мэрии, устраивать выставки уборочной техники и оборудования, с приглашением мировых производителей, средства от которых направлять на обновление парка уборочной техники и оборудования города. Мэрией города учредить премию и регулярно проводить конкурс на звание лучший дворник города с выплатой материального поощрения и ценных подарков – это значительно повысит качество работ по уборке улиц. Со временем, предприятиям, занимающимся непосредственной уборкой улиц, увеличить дотации и обязать производить уборку улиц только с применением моющих средств и современных химических веществ.

5. Обеспечение признания принципа и плана решения проблемы.

5.1. Наглядная демонстрация предлагаемого принципа и плана решения. Производится наглядная демонстрация способа решения проблемы перед ответственными, заинтересованными лицами и лицами, непосредственно решающими задачу.

5.1.1 Проводится обсуждение критериев (их соответствие предметной области). Критериями, по которым будет определяться степень продвижения к цели решения, будут:

а) статистические данные об улучшении качества асфальтовых покрытий;

б) статистические данные об улучшении состояния газонов и дворов;

в) статистические данные об объемах перерабатываемого мусора;

г) статистические данные об уменьшении количества и объема городских свалок;

д) статистические данные о качественном изменении парка уборочной техники;

е) статистические данные об уменьшении мусора и грязи на улицах города.

5.1.2 Проводится перечисление альтернативных методов на этапах решения: если на определенном этапе решения проблемы возникнут какие-либо непредвиденные трудности по организации дальнейших действий, то возможен вариант решения любой другой проблемы из «цепочки проблемного круга», хотя это будет связано с большими финансовыми издержками и меньшим эффектом.

5.1.3 Точное описание и обсуждение имеющегося задела. На данном этапе ответственные лица, осуществляющие работу по решению проблемы, имеют следующие средства в своем распоряжении: некоторую сумму на счете в банке, некоторый парк уборочной техники, технику по дорожным ремонтам, некоторое количество станций переработки мусора и персонал Управления Городского Хозяйства, Ремонтно-дорожного Управления и Управления по Озеленению г.Москвы.

5.1.4 Обсуждение комплекта поставки со стороны: необходимо оценить возможность поставок со стороны привлеченных к проекту предприятий, фирм, организаций и т.д. В комплект поставки могут входить: ремонтное, технологическое оборудование, технические и транспортные средства, рабочий персонал.

5.1.5 Обсуждение побочных положительных эффектов и вариантов передачи результатов в другие системы. При возникновении в ходе решения проблемы побочных положительных результатов, не относящихся к данной проблеме, необходимо оценить ценность полученных результатов и оповестить соответствующие системы городского управления о результатах.

5.1.6 Обсуждение источников финансирования: необходимо оценить объем свободных средств, находящихся на расчетном счету соответствующей структуры Мэрии г.Москвы и не задействованных в других проектах этой организации; необходимо решить, какая часть амортизационных отчислений может быть израсходована на решение данной проблемы; запросить вышестоящую организацию о возможной финансовой поддержке в реализации этого проекта; определить суммы возможных инвестиций от коммерческих структур.

5.1.7 Обсуждение ограничений, которые желательно снять: необходимо оценить степень заинтересованности привлеченных к проекту предприятий, фирм, организаций и рассмотреть возможность установления для них льготного налогообложения, за счет возможного погашения выплат за выполняемые работы.

5.2. Подготовка пакетов документов для принятия решений. В пакет документов должны входить счета о переводе финансирующей организации на счет организации, осуществляющей работы по решению проблемы, обязательства предприятий, фирм, организаций, привлеченных к проекту, списки ответственных лиц, списки исполнителей.

6. Детальное планирование действий по решению проблемы. Распределение и детализация заданий.

6.1. Завершающее редактирование пакетов документов по принимаемому решению. Производится итоговое завершающее редактирование пакета документов, делается бухгалтерский учет имеющихся средств, их распределение. Отдаются соответствующие указания исполнительным органам.

6.2. Согласования распределения заданий и финансирование по соисполнителям. Установления персональной ответственности за результат. Отдаются указания окружным префектурам города, а оттуда распределение рабочего времени по предприятиям-исполнителям, бригадам, строительным и монтажным объединениям. Назначаются конкретные ответственные лица.

6.3. Утверждение и выпуск контрольного пакета документов по проблеме (КПДП): полный комплект финансовых документов, письма во все заинтересованные организации, технические задания, указания конкретным отделам и подразделениям, сметы.

КПДП:

– список имеющихся в распоряжении финансовых и материальных ресурсов;

– комплект писем в вышестоящую организацию: информация об обнаружении проблемы и о намерении приступить к ее решению, просьба зарегистрировать проблему; запросы о возможности материальной и технической поддержки;

– запрос в банки о возможности кредитования данного проекта;

– комплекс договоров с банками, смежными организациями, трудовыми коллективами и частными лицами;

– подробный рабочий план проекта с детализацией финансирования и технической реализации каждого пункта, порученного конкретной рабочей группе;

– списки ответственных лиц на каждом уровне администрирования проекта;

– комплект финансовых документов: подробные сметы, платежные поручения, счета, платежные ведомости;

– переписка с нижестоящими организациями и подразделениями: указания, обязательства, отчеты;

6.4. Доведение заданий до исполнителей. Рассылка документов. Оповещение круга должностных лиц, имеющих право коррекции документов КПДП. Необходимо собрать собрание должностных лиц, имеющих право корректировки документов КПДП, обсудить с ними заключительные стадии деятельности по решению проблемы, внести заключительные изменения в пакет документов и отдать соответствующие указания исполнительным органам.

6.5. Выпуск исполнителей вторичных распорядительных документов; установление персональной ответственности за результат; установление круга лиц, имеющих право на коррекцию документов: право корректировать документ может лишь лицо, его подписавшее или вышестоящий орган.

6.6. Учет вторичных распорядительных документов, сбор, централизованное хранение в составе КПДП. Необходимо производить систематический учет, анализ и систематизацию поступающей информации от исполнителей в ходе решения проблемы. Вся ранжированная информация (сводки, графики, списки и т.д.) должна включаться в состав пакета КПДП.

6.7. Завершающее формирование проблемы, работ по проблеме. Итоговая контрольная проверка наличия персонально ответственных лиц. Вносятся последние корректировки в контрольный пакет документов, официально утверждается список ответственных лиц.

7. Реализация плана распределения результатов деятельности.

7.А. В связи с принятой программой были проведены следующие мероприятия: устроены выставки с участием московских и ведущих мировых производителей; произведен конкурсный отбор предприятий-исполнителей; выданы задания.

7.А.1. В соответствии с принятой программой, финансирование производится под строгим контролем ответственных лиц, путем выплат из муниципального бюджета, предоставления кредитов, осуществления зачетов.

7.А.2. В соответствии с принятой программой проводится жесткий контроль за качеством и своевременным исполнением заданий по:

– ремонту существующих и открытию новых станций переработки мусора;

– уменьшению объемов и количества городских свалок, приведение их в надлежащий вид;

– ремонту асфальтовых покрытий и восстановлению бордюрного камня, с установкой дополнительных урн и контейнеров, не портящих внешний вид города;

– обновлению и модернизации парка уборочной техники;

– восстановлению газонов и дворов;

– улучшению качества уборки улиц города.

7.А.3. В соответствии с принятой программой осуществляется постоянный контроль за выполнением промежуточных результатов, что является одним из основных условий соблюдения графика работ и успешной реализации плана в целом.

7.А.4. Приемка результатов, осуществляется по окончании каждого этапа работ в форме предусмотренной договором, на основании смет о выполненных работах и личном контроле ответственных лиц. Обмен результатами и распределение результатов по всем подразделениям, рабочим группам и физическим лицам, участвующим в проекте, осуществляется путем переписки и детализации технической реализации каждого пункта задания.

7.А.5. Интеграция результатов соисполнителей в организационно-техническую систему, устраняющую проблему и применимую для решения аналогичных проблем в подобных системах, осуществляется на основании оценок ценности полученных результатов.

7.Б. В связи с принятой программой осуществляется регистрация отклонений от плана программы и принятие решений о коррекции программы.

7.Б.1. Получение отчетов: необходимо систематически снабжать информацией ответственных лиц для дальнейшей координации действий исполнителей.

7.Б.2. Регистрация потока предложений по изменению программы: при получении должностным лицом заявлении о предложении, проводится рассмотрение данного предложения, которое может оказаться полезным в дальнейшей работе по ликвидации проблемы грязных улиц города. Каждое предложение согласовывается с кругом ответственных лиц и специалистов.

7.Б.3. Принятие решений по коррекции плана и контроль авторства: после рассмотрения поступившего предложения и при его принятии вносятся соответствующие исправления в план реализации проекта по решению проблемы, который находится в составе контрольного пакета документов по проблеме. Лицо, внесшее ценное предложение, поощряется.

7.Б.4. Производится качественный и строгий контроль за точным исполнением отданных указаний и качеством выполнения работ.

7.Б.5. Производится строгий контроль за деятельностью персонально ответственных лиц, за всеми отданными ими указаниями, распоряжениями.

7.Б.6. Устранение проблемы грязных улиц, является достигнутым, если при улучшении качества уборки произошло увеличение объемов перерабатываемого мусора на 20% и уменьшение объемов городских свалок на 10%, восстановление асфальтового покрытия и бордюрного камня на 25% улиц города, обновление парка уборочной техники на 15%.

7.Б.7. Снятие плана с контроля и архивация данных: производится заключительный анализ информации, поступившей от исполнителей в период осуществления проекта по ликвидации проблемы, ее ранжирование и проверка комиссией на непосредственных местах осуществления плана работ.

8. Подведение итогов решения проблемы и учреждение механизмов, не допускающих повторения проблемы.

8.1. Официальная фиксация результатов проводятся при помощи средств массовой информации. Поощрение исполнителей осуществляется путем выдачи ценных подарков, материальных вознаграждений официальной благодарности.

8.2. Необходимо сделать выводы и извлечь уроки из имевшихся срывов и неудач, для этого необходимо произвести оценку деятельности как должностных лиц, производящих корректировку работы во время решения проблемы, так и исполнителей.

8.3. Необходимо учредить меры, препятствующие возобновлению проблемы. Для этого необходимо установить контроль над свозимым на городские свалки мусором, а также установить контроль над состоянием асфальтовых покрытий улиц, исправности ограждений газонов и дворов. Помимо этого обязательно установить жесткие санкции для лиц, осуществляющих свалку мусора в непредусмотренных местах, а также для автомобилистов, использующих сильно загрязненный транспорт в черте города.

8.3.1 Наиболее вероятные и возможные причины для «рецидива» проблемы, могут быть обусловлены:

– применением грязного автотранспорта в черте города;

– вытаптыванием пешеходами газонов;

– некачественным асфальтовым покрытием, на котором, после применения поливальной уборочной техники или выпадения осадков, могут образовываться грязные лужи;

– несвоевременной уборкой строительного или иного мусора организацией или группой лиц, а также преднамеренным загрязнением не предназначенной для свалки мусора территории города;

– некачественными работами по уборке территорий, ответственными организациями, или неприменением ими при выполнении работ современных химических соединений.

8.3.2 В порядке убывания вероятности возникновения и масштабов последствий причины «рецидива» можно расположить в следующем порядке:

– разрушение асфальтового покрытия и бордюрного камня, которое обычно возникает либо в результате аварий, либо в результате землеройных работ, при прокладке или замене какого-либо оборудования в подземном коллекторе;

– свалка в не предназначенном месте какого-либо мусора, возникающей в результате действий организации или группы лиц, не желающих оплачивать расходы, связанные утилизацией своего мусора;

– ненадлежащие выполнение работ по уборке улиц, при выполнении которых игнорируется временное или локальное увеличение загрязнения, чаще всего носящее сезонный характер, или используются химические соединения, увеличивающие загрязнение улиц города;

– пешеходы, переходящие улицу в неположенном месте, вытаптывают газоны, и грязные автотранспортные средства, чаще всего пребывающие из области.

8.3.3 При разработке страховочных и проверочных методов, направленных против возобновления проблемы, необходимо учесть все причины возникновения «рецидива». Для этого:

– установить на всех газонах города ограждения, препятствующие их вытаптыванию;

– обязать все ремонтно-строительные организации, после проведения ими работ, связанных с землеройными работами, полностью и качественно восстанавливать, разрушенные покрытия улиц и дворов (газоны, асфальт, бордюр, ограждения);

– установить контроль за перевозимым по городу мусором (кто, откуда, куда), за чистотой автотранспорта на улицах города;

– запретить использование морально устаревших химических соединений и обязать организации, проводящие непосредственную уборку улиц, использовать только исправную уборочную технику и проводить работы с использованием моющих средств и современных химических соединений;

– стимулировать личную заинтересованность работников, непосредственно занимающихся уборкой улиц, для этого регулярно устраивать конкурсы с розыгрышем призов в виде материальных выплат и ценных подарков.

8.3.4 Внедрение системы проверки и страховки от возникновения проблемы, производится путем установки контроля за состоянием проблемы на основе статистических данных, которые должны поступать систематически и освещать все стороны проблемы. Необходим строгий контроль над деятельностью организаций-исполнителей, при получении ими соответствующего распоряжения, указания и т.д.